GESCHILLEN/KLACHTEN
GESCHILLEN/KLACHTEN
Dit kantoor neemt deel aan de Klachten- en Geschillenregeling Advocatuur.
Indien u ontevreden bent over de kwaliteit van de dienstverlening of over de declaratie kunt zich schriftelijk wenden tot mevrouw mr. Margit Ansink. Wanneer kantoor er niet in slaagt uw eventuele klachten over de dienstverlening met u tot een oplossing te brengen, dan kunt u uw klachten voorleggen aan de Geschillencommissie Advocatuur.
Alle geschillen naar aanleiding van de totstandkoming en/of de uitvoering van de dienstverlening, inclusief alle declaratiegeschillen, worden beslecht overeenkomstig het Reglement Geschillencommissie Advocatuur. Betreft het geschil een opdracht van een particuliere cliënt, dan voorziet het Reglement in bindend advies, tenzij de cliënt zich binnen een maand na de afhandeling van de klacht door de advocaat wendt tot de gewone rechter. Ingeval van een incasso van een vordering op een particuliere cliënt is alleen sprake van bindend advies indien de cliënt het nog openstaande bedrag onder de Geschillencommissie stort. Doet hij dit niet, dan is op de incasso arbitrage van toepassing. Betreft het geschil de opdracht van een zakelijke cliënt, dan voorziet het Reglement in arbitrage.
Artikel 1 begripsbepalingen
in deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
- klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
- klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
- klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met afhandeling van de klacht;
- Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen het kantoor en de cliënt.
- Iedere advocaat of jurist van kantoor draagt zorg voor klachtenafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.
Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
- Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
- Het kantoor heeft via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging duidelijk gemaakt.
- Klachten als bedoeld artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Klachten- en Geschillencommissie Advocatuur, zie document.
Artikel 5 interne klachtenprocedure
- Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid mevrouw mr. Margit Ansink, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
- De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
- Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
- De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen 4 weken na de ontvangst van de klacht of doe met opgave van redenen mededeling aan e klager over afwijking van deze termijn met vermelding van termijn waarbinnen welk een oordeel over de klacht wordt gegeven.
- De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen,Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
- De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
- De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 7 verantwoordelijkheden
- De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de lacht.
- Degen over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
- De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
- De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
- De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
- Een klacht kan in meerder onderwerpen reden ingedeeld.
- de klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen er voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
- Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.
Terbeschikkingstelling van informatie door cliënt
De cliënt is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke het kantoor naar het oordeel nodig heeft voor het uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen. De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende schade, extra kosten en extra honorarium, ontstaan het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden, zijn voor rekening van cliënt. De cliënt staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan kantoor ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, voor zover uit de aard van de opdracht niet anders voortvloeit. Indien en voor zover de cliënt zulks verzoekt, worden de ter beschikking gestelde bescheiden geretourneerd, nadat cliënt daaraan voorafgaand een bevestiging van ontvangst heeft getekend.